Digitalizarea care ajunge cu rapiditate în toate companiile, fiind o tendință în special pentru marile companii, ducând la un sprijin al inovației în cadrul acestora. Un exemplu este compania producătoare de chimice Solvay, cu sediul în Belgia, care a implementat o reorganizare internă prin implementarea birourilor digitalizate. Multinaționala a lansat un proiect de digitalizare în anul 2014, planificând o investiție de 12,4 miliarde de euro, care ulterior și-a dovedit eficiența.
Astfel, biroul digital dezvoltat de Solvay operează ca un broker de proiecte între departamentele corporative și cele IT. Lucrând cu un sistem digital de operațiuni, oficiul are scopul de identificare a oportunităților digitale, devenind rapid o funcție de afaceri. Biroul este format din 10 oameni, care inițial au avut de lucru în lansarea primelor proiecte digitale, care odată implementate au început să ofere evoluții pozitive, ulterior inițiativele digitale venind din interiorul companiei. Acest lucru în contextul în care în anul 2014 digitalizarea nu era atât de eficientă cum este în prezent, în special în zona internă a companiilor. Oamenii de afaceri au început să descopere datele mari, analiza și IoT, tehnologii pe care inițial nu le-au asociat cu afacerile, asocierea ulterioară fiind legată de noua cultură globală a companiilor. În cadrul Solvay, provocarea biroului digital a fost asigurarea unei bune funcționări a departamentelor cu oameni ce au multe competențe.
Dar modul în care biroul digital a realizat transformarea este unul amplu. Modurile de lucru au fost eficientizate, procesul fiind început cu diviziile de fabricare a materialelor plastice și de inginerie, unde instrumentele Microsoft Office au fost înlocuite cu pachetul Google Work, totul fiind bazat pe cloud. În proiect au fost implicați 500 de angajați, fiind simplificate procesele complexe și reduse orele necesare în fiecare săptămână pentru procese de bază. O altă schimbare deosebită este lucrul cu documentele partajate în cloud, care au schimbat modul de lucru cu documentele, care de multe ori erau trimise prin e-mail, revizuite și salvate în mai multe variante. Într-o companie cu 30.000 angajați este o etapă cheie trecerea la lucrul cu documente în cloud, care pot fi editate și partajate în timp real, eliminând timpul pierdut cu schimburi de fișiere prin diferite metode. Noua schemă digitală de lucru a fost o provocare de mentalitate și cultură în interiorul companiei, realizând o colaborare între generații, mai ales în contextul în care un număr mare de angajați are vârsta de peste 50 ani, lucru care a dus la necesitatea unei pregătiri suplimentare. Angajații mai tineri și acomodați la noua cultură digitală au devenit traineri pentru angajații cu experiență tehnică în domeniul companiei, dar fără competențe digitale suficiente.
Biroul digital a demonstrat că Big Data este foarte importantă pentru companie, cu dovezi clare în zonele de management, vânzări și întreținere industrială. În managementul creditelor de exemplu, compania lucrează cu specialistul în analiză predictivă și de optimizare de la ProbaYes. Compania testează astfel concepte, pentru a vedea ce pot să ofere acestea în eficientizarea proceselor. De exemplu, analiza datelor din vânzări arată ce doresc clienții, ce produse mai necesită aceștia și pentru zona de întreținere arată când sunt necesare intervenții la echipamente. Pentru utilizarea IoT, compania a lucrat cu marele gigant GE, implementând un proiect pilot în analiza datelor cu IoT, pentru zona de întreținere a echipamentelor. Sunt deja implementați mii de senzori care captează date despre starea rezervoarelor chimice, temperatură, presiune, volum sau debit al lichidelor. Astfel, pe lângă eficientizarea logistică, analiza acestor date poate duce și la reducerea riscurilor, prezente permanent în activitatea fabricilor chimice.
Biroul digital dezvoltat în cadrul Solvay este un succes, cererea de servicii digitale în interiorul companiei depășind așteptările în anul 2016, fiecare departament al companiei fiind ajutat să își dezvolte singur foile de parcurs pentru o strategie digitală în vederea creșterii productivității. Metodele pentru dezvoltarea acestor foi de parcurs se axează pe inovații care pot eficientiza procesele în special, mai puțin pe o tehnologie anume. Tehnologia este aleasă ulterior în funcție de necesitatea de inovare în cadrul fiecărui departament. Mai mult, schimbarea de concept trebuie să se bazeze și pe credința părților implicate, considerată cheia succesului proiectului de digitalizare.
