Activitatea instituțiilor publice devine mai eficientă și mai transparentă cu ajutorul soluțiilor informatice. Principalii beneficiari ai acestor servicii sunt cetățenii, datorită reducerii birocrației. Lăcrămioara Bârseti, Director de Departament SIVECO Applications, la SIVECO România, vorbește despre aspectele mai puțin cunoscute legate de implementarea unui sistem informatic în instituțiile publice.

Club IT&C: Cum funcționează soluțiile informatice dedicate instituțiilor publice?
Lăcrămioara Bârseti: Soluțiile de eGuvernare permit cetățenilor să interacționeze cu entitățile administrației publice centrale și locale. În funcție de nivelul de descentralizare, activitatea instituțiilor diferă și de aceea, pentru firmele care oferă soluții informatice de tip EAS – Enterprise Application Suite, este necesară o bună cunoaștere și înțelegere a modului lor de lucru și a legislației naționale în vigoare. Aceste soluții trebuie să fie adaptate fiecărui domeniu și fiecărei instituții în parte.
Soluția noastră SIVECO Applications 2020 (de tip EAS) are componente cu funcționalități specifice sectorului public, fiind deja implementată la un număr semnificativ de instituții.
Ce fac componentele SIVECO Applications 2020? Rezolvă în mod eficient o serie de provocări întâmpinate în activitatea instituțiilor publice: acoperă gestiunea bugetelor și managementul fluxului de angajare, lichidare și ordonanțare la plată, gestiunea investițiilor, a achizițiilor publice, gestiunea plăților subvenționate din bugetul național și gestiunea plăților din schemele europene. Având la dispoziție o bază de date unică, informațiile sunt introduse o singură dată în sistem și pot fi accesate de către utilizatori pe baza drepturilor de acces pe care aceștia le au în funcție de fișa de post. În plus, este asigurată coerența și consistența datelor.

Club IT&C: În care dintre instituții considerați că este necesară o schimbare a soluțiilor informatice în viitorul apropiat?
Lăcrămioara Bârseti: Toate instituțiile trebuie să parcurgă acest proces de informatizare, la nivel central și local. În mod evident, orice instituție urmărește reducerea cheltuielilor publice, planificarea resurselor și creșterea gradului de transparență. Soluțiile de tip EAS contribuie semnificativ la îndeplinirea acestor obiective și, în plus, îmbunătățesc accesul la informații, măresc eficiența funcționarilor publici și promovează colaborarea dintre instituțiile statului. Beneficiari direcți sunt angajații și, implicit, cetățenii, pentru care se diminuează timpul de așteptare. Cum? Prin reducerea birocrației.

Club IT&C: Există interes din partea instituțiilor publice pentru soluții informatice și care sunt cele mai căutate soluții?
Lăcrămioara Bârseti: În ultimul timp, instituțiile publice au arătat un interes crescut și față de soluțiile de tip EAS pentru resursele umane. Ca și în instituțiile private, se pune tot mai mult accentul pe dezvoltarea angajatului și creșterea performanței în cadrul instituției. Este vorba de aderarea instituțiilor publice la tendințele actuale în ceea ce privește valorificarea capitalului uman, respectiv de adoptarea de către acestea a unor instrumente specifice, care să le permită nu numai să urmărească evoluția propriilor
angajați, ci și să identifice rapid factorii ce stimulează performanța acestora și să prelucreze aceste date în vederea creării unui mediu în care angajații devin mai eficienți.
Componentele Sistemul Informatic Integrat SIVECO Applications asigură prin intermediul componentei de Evaluare a Performanței Angajaților (EPM – Employee Performance Management) implementarea diverselor sisteme de coordonare între performanță și remunerarea angajaților.
A crescut mult în ultima perioadă interesul manifestat de către instituțiile publice referitor la soluțiile integrate pentru Managementul
Resurselor Umane, interes ce nu poate fi legat în mod exclusiv de introducerea în Codul Muncii a obligativității evaluării angajaţilor.
Conducerile instituțiilor publice au înțeles că, prin implementarea unor sisteme de management al performanței, se asigură transformarea unor procesem relativ rigide, precum evaluarea personalului, în procese dinamice, transparente și mai ales utile, al căror impact se reflectă la nivelul întregii organizații.

Club IT&C: Care sunt măsurile de securitate ale sistemelor informatice?
Lăcrămioara Bârseti: Soluțiile IT folosite oferă acces rapid la informațiiactualizate și la date istorice, de aceea datele din sistem trebuie protejate.
Securitatea sistemului SIVECO Applications 2020 este asigurată prin accesul limitat al utilizatorilor în funcție de rolul deținut de aceștia
în cadrul instituției, eliminându-se accesul neautorizat la informații.
În plus, SIVECO este certificată conform standardului ISO 27001 din domeniul securităţii informaţiilor, care tratează, pe lângă securitatea informatică, o multitudine de alte procese de securitate.

Club IT&C: Introducerea unui sistem informatic implică și formarea utilizatorilor. Sunt funcționarii din instituțiile publice pregătiți să folosească aceste soluții la nivel optim?
Lăcrămioara Bârseti: Schimbarea modului de lucru pentru angajații din instituțiile publice este un proces de durată, care nu este întotdeauna liniar, iar rezultatele pozitive sunt vizibile pe termen lung. Clienții noștri au fost și ei inițial reticenți la schimbare, dar le-am oferit training și asistență, ceea ce i-a ajutat să folosească la nivel optim sistemul informatic.
Punem un accent deosebit pe formarea utilizatorilor și rămânem alături de ei o perioadă semnificativă, pentru a înlesni trecerea la noul
sistem IT.

Avem peste 1.300 de clienți, organizații publice și private din țară și străinătate cu care am colaborat foarte bine și care își gestionează activitatea și resursele folosind aplicațiile noastre.