Definit pentru prima dată la începutul anilor 2000, de către Association for Information and Image Management, termenul ECM (Enterprise Content Management) acoperă o gamă largă de tehnologii, precum management de documente și conținut, lucrul colaborativ și fluxuri de lucru, captură și scanare de documente etc. Cu toate acestea, în esență, sub umbrela ECM se regăsesc soluții dedicate gestionării informațiilor pe întreg ciclul de viață al acestora, de la crearea lor, arhivare și până la distrugere.
La nivel internațional și din ce în ce mai mult și în România, soluțiile de tip ECM au depășit etapa în care asigurau managementul conținutului într-o manieră securizată și conformă cu cerințele de audit și reglementare. Funcționalitățile de lucru colaborativ, recunoaștere text (OCR), preluare și prelucrare a codurilor de bare sunt în prezent unele dintre principalele cerințe ale utilizatorilor. Aceste funcționalități asigură optimizarea și automatizarea proceselor de business pentru ca informațiile despre tranzacții, servicii și produse să fie disponibile utilizatorului în timp real, oriunde s-ar afla acesta.
Am discutat cu Alina Georgescu, Sales Director în cadrul companiei de cloud Ymens despre așteptările actuale ale clienților de soluții de document management, care sunt prioritățile acestui sector de piață și cum are loc adopția și utilizarea de astfel de aplicații în cloud.

Club IT&C: Ce așteptări ar trebui să aibă companiile de la o soluție de tip ECM în cloud?
Alina Georgescu: În primul rând, aș menționa disponibilitatea soluției din primul moment, de pe orice dispozitiv conectat la Internet. Mobilitatea în utilizare devine un avantaj tot mai puternic al oricărei soluții de business, iar aplicațiile de tip ECM nu fac excepție de la această regulă. Important de știut este că beneficiile obținute în urma folosirii acestor soluții sunt măsurabile și pot fi observate înca din prima zi, chiar dacă vorbim de proiecte cu funcționalități standard cu până în 5 utilizatori sau de cele complexe pentru sute de utilizatori.

O altă așteptare a companiilor românești este legată de securitatea informațiilor și de posibilitatea de a partaja date în deplină siguranță, cu atât mai mult cu cât o astfel de soluție stimulează în primul rând lucrul în mod colaborativ cu documentele. Și, nu în ultimul rând, companiile urmăresc în permanență îmbunătățirea nivelului de eficiențăși productivitate internă. Derularea activității într-un mod centralizat, colaborativ și organizat, pe baza unor șabloane de documente și fluxuri de lucru, susține creșterea eficienței și a productivității angajaților. În plus, documentele pot fi ținute sub control pe întreg ciclul lor de viață, de la creare, înregistrare și distribuire pe fluxuri, până la arhivarea electronică pentru păstrarea pe termen lung.

Club IT&C: Ymens oferă pe piață o astfel de soluție?
Alina Georgescu: Da, Ymens a introdus în oferta sa Ymens ECM, soluție de management al documentelor, arhivare electronica și fluxuri de lucru în cloud, bazată pe aplicația ELO de tip ECM (Enterprise Content Management). Soluția Ymens ECM este special concepută pentru a îmbunătăți procesele interne de colectare, stocare, gestionare și utilizare a informațiilor din organizațiile publice și private.
Garanția calității oferite de un produs german, care și-a demonstrat beneficiile prin utilizarea sa la nivel mondial, precum și numărul ridicat de clienți care au adoptat această soluție în Romania din diferite industrii (aeronautică, financiar / bancară, educație, sănătate, industrie, servicii, instituții guvernamentale) au transformat Ymens ECM într-unul dintre produsele de top din portofoliul companiei noastre. În plus, clienții noștri beneficiază de siguranța stocării datelor, în IBM Managed DataCenter din București. Acesta este proiectat şi construit în conformitate cu cele mai înalte standarde din industrie și asigură o disponibilitate de 99.982% pe an, fiind cel mai mare centru de date IBM din Sud-Estul Europei. Un alt aspect important pentru clienții nostri este faptul că soluția funcționează în conformitate cu legislația în vigoare (Legea 135 / 2007) și cu standardele ISO în domeniu.

Club IT&C: Cine sunt, într-o companie, beneficiarii principali ai aplicației ECM oferită de compania Ymens?
Alina Georgescu: Toți angajații companiei obțin beneficii din implementarea și utilizarea unui sistem ECM. Aceste aplicații oferă atât managerilor dar și celorlalți angajați, o vizibilitate completă asupra tuturor documentelor și informațiilor din companie.
Astfel, pentru persoanele de decizie, cel mai important beneficiu este reprezentat de asigurarea respectării procedurilor de lucru ale organizației, utilizând fluxuri de lucru automatizate, gestiune centralizată și organizată, precum și acces securizat la documente. În acest mod, managementul organizației poate obține imediat rapoarte centralizatoare privind stadiul documentelor pe fluxul intern (spre ex. stadiul aprobării unui contract, introducând doar denumirea companiei sau alte informații relevante) sau privind gradul de încărcare pe departamente din punct de vedere al documentelor și fluxurilor de lucru. De asemenea, managementul companiei poate accesa un tablou de bord complet privind starea fluxurilor de lucru, sistemul ECM oferit de Ymens putând genera inclusiv alerte privitoare la activitățile aflate în derulare. Toate aceste beneficii se pot obține într-un mod structurat, soluția cloud Ymens ECM putând fi integrată imediat cu infrastructura IT existentă în companie, existând module standardizate de schimb de date cu Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint), sisteme de recunoaștere coduri de bare, sisteme automatizate de back-up și recovery, sisteme de replicare în locații distribuite și rulare de tip cluster, interfețe de integrare cu Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics CRM, Microsoft Dynamics NAV, SAP, Microsoft Sharepoint și Microsoft EWS.
Practic, prin implementarea sistemului cloud ECM oferit de Ymens, managementul organizației va avea la dispoziție o arhivă electronică securizată, centralizată din punct de vedere al stocării documentelor, iar investițiile care ar fi fost realizate pentru echipamente hardware de tip servere, de stocare și de comunicații pot fi utilizate pentru a dezvolta capacitățile productive principale ale companiei.
Pentru utilizatorii sistemului, folosirea ECM permite o gestiune centralizată și sigură a documentelor, indiferent de formatul lor (Word, Excel, CAD, text, video, poze, etc.) și de tipul lor (Contract, Cerere de achiziție, Cerere de concediu, Fișă de inventar, etc.). De asemenea, lucrul colaborativ și accesul securizat asupra documentelor le permite utilizatorilor să regăsească rapid documentele pe care le caută, utilizând criterii de căutare inclusiv din textul documentului (obținute în urma procesului de recunoaștere text – OCR) sau cuvinte cheie asociate documentului. Suplimentar, utilizatorii sunt independenți de sistemul de operare de pe care accesează sistemul, pentru că pot utiliza orice sistem de operare și orice browser de Internet. De asemenea, sistemul ECM oferit de Ymens le permite utilizatorilor să vadă conținutul documentelor, indiferent de formatul lor, direct din sistem (previzualizare directă din sistem), fără a avea nevoie să deschidă programul nativ cu care documentul respectiv a fost creat.
Fiind livrat din cloud, sistemul ECM furnizat de Ymens le permite utilizatorilor să acceseze rapid documentele dorite, de oriunde și oricând, utilizând orice dispozitiv modern de comunicație (tabletă, telefon mobil smartphone, laptop etc.). De altfel, pentru ușurința în utilizare și familiarizarea rapidă cu sistemul, există inclusiv posibilitatea de a utiliza aplicații specifice pentru dispozitivele mobile – disponibile pentru sistemele de operare Android și iOS. Din cadrul aplicației specifice de mobil, utilizatorii vor observa ușurința cu care pot deschide și previzualiza documentele, vizualiza sarcinile de lucru de pe flux sau căuta documentele dorite.

Club IT&C: Care sunt provocările cu care se confruntă companiile care aleg să utilizeze aplicații cloud de tip ECM?
Alina Georgescu: Astăzi, creșterea volumului de date din orice companie înregistreaza valori exponențiale. Acest fenomen se manifestă atât în organizațiile mici cât și în cele mari și este generat de creșterea numărului de surse de date, pe de o parte, dar și de creșterea vitezei de creare, partajare și modificare a informației, pe de altă parte.
În plus, a face performanță într-un mediu de business din ce în ce mai competitiv devine o provocare mai mare ca niciodată. Cerințele de afaceri în actualul context impun acțiuni rapide, în timp real, viteză de reacție crescută, sincronizare și corelare permanentă a datelor disponibile în companie. Mobilitatea a devenit o necesitate pentru orice companie care dorește să aibă succes pe termen lung, angajații resimțind tot mai mult nevoia de a accesa datele de care au nevoie în activitatea zilnică, oriunde s-ar afla și de pe orice dispozitiv, într-un mod rapid și facil.

Club IT&C: La ce recomandați să fie atente companiile care decid să își implementeze o astfel de soluție?
Alina Georgescu: Unul dintre aspectele foarte importante este capacitatea furnizorului de a personaliza aplicația pentru fiecare client în parte, dat fiind faptul că nevoile utilizatorilor diferă considerabil în funcție de domeniul de activitate și de specificul companiei. Totodată, este importantă posibilitatea integrării noii soluții cu alte sisteme deja existente în companie, mai ales când ne referim la companii mari sau de tip Enterprise.
Pe de altă parte, clientul trebuie să aibă încă de la început o imagine clară asupra costurilor implicate, atât pentru achiziționarea, cât și pentru utilizarea soluției. Varianta cloud, în care costurile sunt predictibile, este recomandată pentru o precizie ridicată în procesul de bugetare și pentru optimizarea costurilor.
O altă întrebare pe care o companie interesată de soluțiile de tip ECM trebuie să o adreseze înainte de a-și alege furnizorul este legată de perioada de adopție, adică perioada după care soluția va putea fi utilizată de către angajații companiei. Din experiența Ymens, vă pot spune că training-ul și serviciile adiacente pe care le punem la îndemâna clienților noștri joacă un rol foarte important în adopția rapidă a soluției.
Nu în ultimul rând, importantă este și echipa pusă la dispoziție de furnizor. Din acest punct de vedere contează atât expertiza consultanților alocați unui proiect de cloud ECM, cât și prezența unei echipe locale, care se traduce printr-o disponibilitate ridicată atât în etapa de implementare, cât și mai târziu, în faza de asistență tehnică. Suportul primit de client, în termeni de expertiză și disponibilitate, este esențial pentru reușita unui astfel de proiect.