Cu 18 milioane euro cifră de afaceri şi 72 de angajați, ABN Systems International are o amprentă relevantă pe piaţa locală de de produse profesionale de telecomunicaţii. Importator şi distribuitor al celebrului brand Plantronics, compania mai are în portofoliu producătorii Avaya și Policom, precum şi un brand propriu, Tellur. Înfiinţată în 2002, compania s-a dezvoltat constant, însă în ultimii patru ani a cunoscut o creştere accelerată, atât ca număr de clienţi şi produse distribuite, cât și ca cifră de afaceri. Combinaţia unui portofoliu cu peste 30.000 de produse disponibile cu o reţea de peste 1000 de parteneri şi clienţi crează o matrice complexă de distribuţie, care pune presiune atât pe echipa managerială cât şi pe departamentele operaţionale.
Pentru a creşte nivelul de eficienţă şi a obţine un control mai bun asupra activităţii, în decembrie 2016, ABN Systems International a decis schimbarea sistemului de gestiune informatică şi trecerea la o soluţie superioară. Ca cerinţe de business, managementul viza o soluţie care să ofere vizibilitate asupra fluxurilor, maturitate în derularea proceselor, dar totodată să fie flexibilă și scalabilă, pentru a susţine dezvoltarea viitoare. Complementar, existau cerinţe punctuale din punct de vedere al integrării cu sistemul de gestiune a depozitului (WMS) deja existent, precum și automatizarea interacţiunii cu partenerii mari, printr-un sistem EDI (Electronic Data Interchange). După experienţe anterioare eșuate cu soluţii locale, ABN Systems International a căutat o soluţie validată internaţional şi un partener de implementare capabil să transforme teoria în realitate.
„Avem un nivel ridicat de complexitate operaţională, cu importuri în valute multiple şi mii de comenzi individuale lunar. Aveam nevoie de o soluţie care să ofere vizibilitate pe toate fluxurile de lucru, dar şi flexibilitate în trasarea unor procese noi. Experienţa ultimilor ani ne-a învăţat că echipa de implementare contează la fel de mult ca produsul, prin urmare am căutat să identificăm combinaţia ideală”, afirmă George Barbu, CEO ABN Systems International.
Alegerea soluției
În urma unor analize comparative cu alte soluţii internaţionale, ABN Systems International a ales SAP Business One şi System Innovation Romania. Alegerea a fost fundamentată pe criterii legate de functionalităţi şi flexibilitate, capacitatea furnizorului de a implementa proiectul conform cerinţelor şi evident raportul preţ/ performanţă. Au contat, de asemenea şi referinţele publice ale System Innovation Romania.
Derularea proiectului
Proiectul a debutat cu o etapă de analiză care a implicat discuţii detaliate cu responsabilii departamentelor din ABN Systems International, pentru a identifica cerinţele pe toate palierele operaţionale. Ulterior, împreună cu echipa System Innovation Romania, ABN Systems International a transpus aceste cerinţe în funcționalități iar procesele cheie de business au fost mapate în aplicație. Întreg proiectul s-a derulat concomitent cu obiectivul.
Module şi funcţionalităţi cheie
ABN System International a implementat module din SAP Business One, precum: Financiar, Vânzări, Achiziții, CRM, Stocuri, Service, BI, Integrare cu banca (Add-on) şi a particularizat mai multe procese critice. Soluţia gestionează automat matricea de costuri, descărcările de gestiune, tranzacţiile în valute multiple, taxele pentru import şi transport etc. Tranzacţiile sunt monitorizate permanent iar utilizatorii au la dispoziţie rapoarte în timp real. În cadrul proiectului, System Innovation Romania a integrat SAP Business One cu o soluție WMS deja existenţă pentru automatizarea preluării şi procesării comenzilor, inclusiv a modului de ambalare a coletelor şi prelucrarea AWB-urilor.
„Funcţionalităţile standard ale SAP Business One acoperă o bună parte din activitate. Însă fiecare companie este unică, prin urmare, am avut cerinţe foarte concrete în ceea ce priveşte alocarea comenzilor pe colete, în funcţie de greutate şi număr de produse, destinaţii şi detalii de avizare şi facturare. Avem o politică strictă în acest sens, iar SAP Business One o respectă întru totul”, mai afirmă George Barbu.
Proiectul a fost funcțional la 1 iunie 2017 cu 30 de utilizatori. Complementar, proiectul a inclus un sistem EDI (Electornic Data Interchange) dedicat clienţilor mari care deţin tehnologii de acest gen şi care pot automatiza complet schimbul de informaţii. De asemenea, compania va construi un portal dedicat partenerilor, care va fi integrat cu SAP Business One şi va permite partenerilor de afaceri să acceseze simplu şi rapid detalii asupra tranzacţiilor, comenzilor plasate în sisteme, stocuri, termene de livrare, preţuri preferenţiale etc.
Beneficii
SAP Business One a schimbat complet modul de lucru al întregii echipei. Fluxurile sunt simplu de înţeles şi executat, sistemul este intuitiv iar angajaţii se simt confortabil cu noul sistem. Este o schimbare fundamentală faţă de sistemele folosite anterior şi este rezultatul unei combinaţii bune între soluție şi echipa de implementare. Din perspectiva managerială, nivelul de încredere în datele furnizate de soluţie a crescut foarte mult.
„Cu SAP Business One nivelul de încredere în date a ajuns la 99%, informaţiile oferite sunt conforme cu realitatea, iar deciziile sunt mult mai uşor de luat. Aş putea spune că acum facem business cu ochii deschiși”, atestă George Barbu.
- Simplificare operaţională şi câştig major de timp pentru angajaţii din financiar şi achiziţii
SAP Business One a permis automatizarea proceselor specifice pentru plăti, încasări, reconcilieri bancare, importuri, plasare comenzi de achiziţie etc. Timpul pierdut anterior prin procesarea manuală a 60-70 de operaţiuni este acum folosit pentru activităţi mai complexe. Astfel, ABN Systems International câştigă lunar zeci de ore de muncă.
- Vizibilitate şi control asupra centrelor de profit şi pierdere
ABN System International are acum o vizibilitate mult mai bună asupra centrelor de profit şi pierdere, un aspect relevant pentru orice decizie de business. Managementul ştie permanent situația reală şi se adaptează mai uşor oricărei schimbări din piaţă. Costurile sunt ţinute sub control iar invesţiile direcţionate către segmentele mai profitabile.
- Trasabilitatea produselor
ABN System International are acum un sistem de gestiune transparent, iar trasabilitatea produselor este completă. Produsele pot fi urmărite încă din etapa de prognoză a achizițiilor, prin comenzile de producție și livrare, până ajung la utilizatorul final Financiar să obţină un raport care cu SAP Business One este disponibil imediat. Creşterea acurateţii livrărilor la 98% Automatizările extinse au limitat nevoia de introducere manuală a datelor şi prin urmare au eliminat o bună parte din erori Prin utilizarea SAP Business One, ABN Systems International a crescut gradul de acurateţe a livrărilor la 98%, ceea ce înseamnă atât eliminarea unor costuri cât şi creşterea nivelului de satisfacţie a clienţilor. Anterior, din cauza procesării manuale a datelor apăreau erori în preluarea comenzilor.
- Fluidizarea activităţii şi creşterea productivităţii
Reducerea costurilor cu procesarea livrărilor greşite Prin reducerea numărului de livrări greşite, SAP Business One a generat o reducere substanţială a costurilor asociate. O livrare greşită generează un cost legat de reprocesarea şi livrarea comenzii, precum şi un cost de imagine cu impact mare pe termen lung.
„Câştigul de imagine este major, iar pentru un business ambiţios și orientat catre “satisfacția clienților” ca ABN Systems International, devine un diferenţiator important pe termen lung. SAP Business One ne-a ajutat să evoluăm în relaţiile cu furnizorii şi clienţii iar analizele derulate periodic arată valori în creştere pentru indicatorul NetPromoterScore”, consideră George Barbu.
- Amortizarea rapidă a investiției
Pentru ABN Systems International, utilizarea SAP Business One generează beneficii pe multiple arii funcţionale, atât măsurabile cât şi intangibile, iar managementul companiei apreciază o rentabilizare rapidă a investiției, într-o perioadă de două luni, până la un an.
„Calcularea unui indicator de rentabilizare a investiţiei (ROI-Return on Investment) este un proces complex care implică cuantificarea tuturor beneficiilor aduse de SAP Business One. Dacă avem în vedere doar beneficiile măsurabile, amortizarea va avea lor într-un orizont de un an de zile. În cazul în care transformăm financiar întreg impactul, apreciez că în maxim două luni de zile amortizăm investiţia iniţială”, încheie George Barbu, CEO, ABN Systems International.
