Indiferent de cât de satisfacută este organizația dumneavoastră cu sistemul ERP pe care îl utilizează, vine un moment în care trebuie să vă gândiți foarte serios la un upgrade.
Motivele pot fi diferite de la o companie la alta – unele doresc să-și extindă afacerea și să crească complexitatea și gradul de sofisticare al proceselor de business. Altele doresc optimizarea performanței sau adoptarea ultimelor tehnologii. Creșterea bazei de date a clienților, implementarea unei funcții complet noi sau pur și simplu eliminarea unor erori sunt argumente valide în favoarea unui upgrade al sistemului ERP.

de Mihai Madussi – Group Service Manager la LLP Dynamics CEE

Dar care este momentul oportun pentru upgrade? Nu putem aștepta încă un an înainte de demararea unui proiect de upgrade? Upgrade-urile nu sunt neapărat bune sau rele, dar trebuie să avem o justificare pentru acestea.

Cele mai bune trei motive pentru un upgrade
1. Afacerea și organizația vor profita de pe urma upgrade-ului sistemului ERP.
Upgarde-urile de software nu ar trebui să fie făcute doar de dragul adoptării unei noi tehnologii. Trebuie să existe un beneficiu clar și dovedit care să cântărească mai mult decât costul upgrade-ului. Cu alte cuvinte, departamentul care propune acest upgrade trebuie să realizeze o calculație ROI pentru a dovedi că adoptarea unei noi versiuni va fi benefică pentru organizație.

2. Organizația poate face față eficient procesului de upgrade.
Management-ul trebuie să ia în considerare dacă echipa de proiect care va fi implicată în upgrade nu este depășită de implementarea inițială sau de alt proiect. Majoritatea organizațiilor nu au abilitățile, capacitatea sau starea de a face upgrade la fiecare câteva luni, atunci când noile versiuni de software devin disponibile. Din acest motiv, proiectele de upgrade ar trebui începute doar dacă există resursele adecvate și capacitate de lucru. Companiile au nevoie întotdeauna de o perioadă de timp pentru a ajusta și adapta noile funcționalități și caracteristici ale software-ului.

3. Există o strategie clară și un plan de upgrade.
Pentru a asigura succesul unui upgrade, acesta trebuie planificat corespunzător, la fel cum este planificată o implementare inițială de ERP. Acest lucru înseamnă că un upgrade trebuie să aibă un plan de proiect, resurse sigure, scopuri și obiective bine stabilite. Odată ce aceste detalii sunt stabilite, proiectul de upgrade se va desfășura cu succes și ușurință. O deosebită atenție trebuie acordată planificării momentului pentru upgrade.

La planificarea unui upgrade, trebuie avute în vedere următoarele aspecte, înainte de a lua orice decizie finală:

Solicitați Account Manager-ului roadmap-ul LLP Dynamics pentru sistemul dvs ERP – ar trebui să fiți conștient de toate lansările majore ale soluției pe care o utilizați, Cu alte cuvinte, întrebați personalul LLP Dynamics în ce mod a evoluat soluția dvs Microsoft Dynamics NAV sau Microsoft Dynamics AX, începând de la versiunea pe care o folosiți până la cea care va fi disponibilă anul ce urmează. O regulă importantă este aceea că din momentul în care versiunea dvs nu mai este sprijinită, este timpul pentru un upgrade.

Cereți periodic feedback utilizatorilor finali despre sistemul dvs ERP – ar trebui să fiți conștienți de ceea ce funcționează și ceea ce nu, din punctul de vedere al utilizatorilor finali. Există anumite funcționalități care nu funcționează sau nu sunt disponibile în versiunea actuală? Dacă da, pot deveni disponibile cu ajutorul unui upgrade? Comunicarea cu utilizatorii finali încurajează adoptarea sistemului și asigură că upgrade-urile sunt relevante. Ar trebui să comparați feedback-ul utilizatorilor finali cu roadmap-ul soluției ERP și să identificați momentul oportun pentru un upgrade.

Monitorizați performanța sistemului – vine un moment când, indiferent de ce faceți (reconstrucția bazei de date, ștergere sau compresie de tranzacții) performanța sistemului dvs ERP se înrăutățește pe zi ce trece. Ar trebui să stabiliți criterii după care să măsurați performanța o dată la fiecare trei luni. Acestea ar putea fi: timpul petrecut la postarea unei facturi, numărul de înregistrări în tabelele de jurnal, timpul necesar pentru executarea rutinei de loturi, timpul necesar pentru exportul tranzacțiilor, timpul necesar pentru filtrarea informațiilor de pe ecran, etc. În momentul în care criteriile dumneavoastră indică înrăutățirea performanței în mod semnificativ pe o perioadă de 1,5 – 2 ani, poate că este cazul să luați în considerare varianta unui upgrade.

Căutați noi versiuni ale motorului bazei de date și sistemului software de operare – câteodată, noi versiuni ale bazei de date sau ale sistemului software de operare sunt mai frecvente decât versiunile noi ale sistemului dvs ERP. În termeni practici, acest lucru înseamnă că vă puteți confrunta cu nevoia de a face mai degrabă un upgrade tehnic decât unul funcțional.

Aveți în vedere schimbările organizaționale – în cazul în care compania dvs are în plan dezvoltarea unei noi linii business sau achiziția unei companii noi, creșterea numărului de persoane care vor folosi sistemul ERP indiferent de motiv, atunci poate este cazul pentru un upgrade.

Și nu în ultimul rând – Nu pierdeți din vedere că upgrade-ul sistemului dumneavoastră poate fi descurajator, dar cu cât așteptați mai mult cu atât mai dificil va deveni.