O „lume fără hârtii” este un termen apărut în acum câteva decenii, introdus de un grup de oameni care vedeau posibilitatea dispariției documentelor fizice din birouri ca rezultat al automatizării. Acest concept a continuat să existe datorită evoluției utilizării computerelor în multiple sectoare de business.
În ciuda numărului ridicat de software disponibile în prezent, cum ar fi e-mailul și documentele electronice, multe organizații utilizează încă acte fizice. Acest fapt contrazice caracterul imediat al informației actuale, cea din urmă putând fi accesată în doar câteva secunde, indiferent de locul în care ne aflăm sau de device-ul pe care îl folosim.
În acest context, putem ridica o întrebare simplă: De ce este atât de dificil să localizăm și să procesăm datele în cadrul business-ului? Lăsând deoparte momentan situația din țara noastră, unde utilizarea hârtiilor este instituționalizată, vom urmări în continuare mecanismele prin care un sistem ERP contribuie la digitalizarea unei companii.
Pentru a-și menține competitivitatea, organizații din diverse industrii se îndepărtează de dosarele fizice și tranzacțiile manuale, adoptând conectivitatea digitală. În obiectivul lor, ele apelează la soluții ERP, esențiale pentru întreprinderile care urmăresc desfășurarea eficientă a proceselor interne în lipsa documentelor fizice.
În momentul în care o companie urmărește să elimine utilizarea celor din urmă, este necesară identificarea problemelor presante și a zonelor care pot fi îmbunătățite. De cele mai multe ori, aceasta este îngropată în documente, colectând datele în sisteme precum Excel sau Access și confruntându-se zilnic cu erori în toate departamentele și cu o scădere radicală a productivității. Astfel, ele nu reușesc să înregistreze orele de muncă ale muncitorilor și distribuția sarcinilor între aceștia, ceea ce duce la costuri ineficiente în realizarea produsului final și la cheltuieli inutile.
O firmă care folosește dulapuri de depozitare ale fișierelor trece des prin procese de sortare, scanare, copiere, tipărire și înregistrare, acestea consumând timp prețios. Mai mult, atunci când documentele sunt pierdute, recrearea lor necesită nenumărate resurse. Un studiu realizat de PricewaterhouseCoopers arată că o companie cheltuiește 20$ pentru depunerea unui document, 120 $ pentru preluarea unui document și 220 $ în cazul recreării sale. Situația devine chiar mai problematică în cazul în care actul pierdut este necesar în procesul de auditare.
Banii nu sunt reprezintă singurul cost al pierderii documentelor. În interacțiunea cu clienții, datele cu privire la aceștia sunt prețioase, iar imposibilitatea de a le accesa poate duce la scăderea satisfacției lor. Pe de altă parte, păstrarea la îndemână a informațiilor cu privire la aceștia avantajează echipele de vânzări și suport dintr-o companie.
Implementarea unui sistem de gestionare a documentelor permite stocarea lor pe servere sigure și eficientizarea proceselor de bază. Mai mult, el asigură integrarea diferitelor programe utilizate cu documente fizice sau digitale, accesul la informație fiind optimizat.
Renunțarea la hârtii determină o scădere a proceselor manuale și o dezvoltare a automatizării. Colectarea eficientă a datelor permite angajaților să accelereze timpul de realizare a task-urilor, creând în același timp un mediu de lucru mai sigur. Mai mult, îmbunătățirea operațiunilor are un impact pozitiv în rândul consumatorilor, investitorilor și partenerilor. După eliminarea documentelor fizice cu ajutorul unui sistem ERP, o companie își recuperează în scurt timp investiția realizată. Astfel, conform unui studiu realizat de Aberdeen Group, business-urile care adoptă procesele digitale înregistrează o creștere de 77% a productivității.
Sistemele cu operare manuală nu mai pot îndeplini cerințele din prezent. Ele provoacă o inexactitate a datelor, o scădere a eficienței comunicării și o lipsă a trasabilității, toate acestea conducând spre o irosire a timpului și a banilor. Prin intermediul unui sistem ERP, acestea pot fi evitate, ușurând munca zilnică a angajaților și crescând satisfacția clienților.
