Documentele reprezintă o sursă majoră de informații, iar arhivele necesită spațiu de depozitare, motiv pentru care firmele au trecut progresiv la digitizare şi fluxuri de documente digitale. Un flux de lucru cu documente bine organizat duce la economisirea de timp şi bani, minimizează radical riscul de pierdere a documentelor importante, optimizează procesele de afaceri, spune Patryk Wąsowicz, Product Marketing Manager CEE, Oki Europe, Polonia.
Cum arată gestionarea fluxurilor de documente în companii?
Firmele îşi gestionează fluxurile de documente tradiţional, în formate clasice, sau modern, prin fluxuri de documente electronice şi arhive digitale de date. Firmele decid să combine cele două abordări, conform propriilor nevoi, să cântărească toate avantajele/ dezavantajele şi să se cerceteze soluţiile existente. În acest context, sunt foarte utile imprimantele de ultimă generaţie (MFP) deoarece ele permit scanarea directă către e-mail sau către foldere specifice din reţea sau din mediul cloud. Cu ajutorul unui echipament MFP instalat la birou, se parcurge lesne primul pas către un flux de documente digitale (înregistrare, structurare, clasificare şi arhivare a documentelor). Scannerul ajută la digitizarea documentelor şi aplicaţiile software pentru eficientizarea fluxului de documente digitale.
De ce aplicaţii software e nevoie?
Pe piaţă există multe soluţii, verificaţi ce opţiuni sunt cele mai potrivite cazului dumneavoastră specific. Simpla utilizare a echipamentelor noastre MFP şi a pachetului de aplicaţii software gratuite este adesea suficientă pentru optimizarea sistemului de management al imprimării şi documentelor sau este necesară folosirea funcţionalităţilor extinse ale
pachetului software SENDYS Explorer sau ale serviciului specializat Smart Manager Document Solutions (SMART). Ambele soluţii sunt proiectate pentru fluxuri şi nevoi complexe, astfel ca am introdus platforma sXP în cadrul echipamentelor noastre multifuncţionale, pentru integrarea fluidă dintre multifuncţionalele Oki şi aplicaţiile de întreprindere sau terţe soluţii. Dacă adăugăm aplicaţia SENDYS Explorer, care extinde în mod semnificativ funcţionalitatea multifuncţionalelor Oki, obţinem un instrument puternic, combinaţia dintre hardware-ul şi software-ul Oki eficientizează retragerea, distribuţia, managementul şi imprimarea documentelor.
Cum funcţionează SENDYS Explorer?
Problemele tipice ale fluxurilor de documente care au impact asupra productivităţii includ arhivarea manuală, stocarea şi manevrarea documentelor pe suport hârtie, erorile umane comise în timpul înregistrării datelor, conducând la irosirea de timp şi resurse.
SENDYS Explorer fluidizează toate aceste procese, fiind o platformă software specifică multifuncţionalelor Oki, respectiv o suită software care cuprinde 5 aplicaţii, SENDYS Explorer şi SENDYS Explorer Fleet Manager, sunt gratuite şi încorporate în dispozitivele Oki, iar alte trei aplicaţii plătite: SENDYS Explorer Connectors, SENDYS Explorer Premium OCR şi SENDYS Explorer Output Manager.
Suita facilitează transformarea documentelor scanate în documente editabile Microsoft PowerPoint, Microsoft Word şi Microsoft Excel, fişiere tip TIFF sau tip searchable PDF şi PDF/A. În parteneriat cu ABBYY, ne-am dotat dispozitivele cu tehnologie Optical Character Recognition (OCR). SENDYS Explorer Premium OCR face posibilă salvarea documentelor scanate în alte formate, cum sunt Microsoft Word şi Excel, şi digitizarea rapidă şi precisă a documentelor în peste 190 de limbi. Compresia de tip MRC scade dimensiunea fişierului scanat, astfel încât să ocupe mai puţin spaţiu de stocare şi să poată fi distribuit mai rapid şi facil. Aplicaţia permite scanarea directă către diverse locaţii, cum ar fi sistemul de management documente, e-mail, un dosar de reţea, un server de fax sau orice serviciu de stocare date în cloud.
Documentele scanate pot fi trimise către medii precum Dropbox, OneDrive, Google Drive, Yandex sau Microsoft Share Point. Orice document scanat sau descărcat din cloud poate fi tipărit direct din panoul de control al multifuncţionalei, de pe smartphone, tabletă sau dintr-o interfaţă de reţea, fiind garantate securitatea şi controlul documentelor prin autentificarea utilizatorului, PIN sau card RFID. Documentele pot proveni din diverse surse: multifuncţională, smartphone, tabletă, reţea de computere sau e-mail. Cu SENDYS Explorer Flex Connector Plus puteţi creea automat o arhivă digitală cu documente salvate în dosare predefinite, putand fi scanate documente multiple simultan, recunoscute de sisteme, separate şi salvate în locaţia potrivită. Se pot pune 50 de facturi într-o tavă de alimentare a multifuncţionalei şi sistemul le va categorisi şi salva pe server ca fişiere searchable PDF.
Cum arată instalarea şi mentenanţa?
Dacă se decide utilizarea SENDYS Explorer, primul pas pentru departamentul IT este să furnizeze o platformă pe care să ruleze aplicaţia software, pe un server dedicat, să dispune de resurse libere suficiente. Pasul doi constă în instalarea aplicaţiei software pe server. SENDYS Explorer este un sistem deschis care se integrează cu diverse soluţii personalizate dedicate nevoilor specifice ale unei firme, permite şi managementul tipăririi end-to-end, monitorizarea statutului dispozitivelor sau alocarea de privilegii utilizatorilor cu SENDYS Explorer Fleet Manager (afişează starea tuturor imprimantelor şi al multifuncţionalelor de la distanţă şi în timp real) şi SENDYS Explorer Output Manager (printre alte posibilităţi, imprimarea “follow me” = tipărirea de la orice dispozitiv şi eliberarea documentelor tipărite într-o locaţie specificată, dedicat informaţiilor confidenţiale, se vor adauga manual sau automat toate echipamentele de imprimare din companie şi se vor genera profile de angajat). Ca să sumarizăm, ai nevoie de spaţiu pe server, de instalarea aplicaţiei software, de setarea ei prin adăugarea de dispozitive şi de utilizatori, şi de alocarea de privilegii.
Care sunt beneficiile unor astfel de soluţii?
Managementul fluxurilor de documente include găsirea de economii de timp şi bani, planificarea costurilor asociate activităţii de tipărire din firmă în avans, minimizarea riscului pierderii de documente cheie, îmbunătăţirea înregistrării documentelor şi calitatea arhivării lor, monitorizarea proceselor, creşterea productivităţii, simplificarea accesului la documentaţia digitizată, micşorarea costurilor asociate manevrării documentaţiei pe suport hârtie (care descreşte ca volum) şi arhivarea eficientă a documentelor.
